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西安深洋—全面的ERP系统财务实施

栏目:产业经济    来源:互联网    作者:宝兴网    发布时间:2017-02-27 14:49

ERP系统目前已经被广泛实施,而各企业的实施效果参差不齐,西安深洋软件信息技术有限公司经过长期的实施经验总结,发现系统各模块的实施都存在一些实施的重难点,这些实施重难点的解决情况直接影响项目的实施进度和效果,所以我们需要把这些重难点业务的实施作为实施管理工作的一个侧重点来进行重点关注。

对于ERP系统的实施项目来说,解决财务报告的需求是首当其冲的要求,ERP系统的财务部分主要包括财务的总账部分、应收、应付、现金、固定资产、报表系统以及同财务同其他业务模块集成的部分,深洋公司结合多年的实践对一些常见的问题进行说明。

一、基础数据的准备和核对

在ERP系统实施的过程中,基础数据的准备工作作为一项基础性工作需要能够做到认真扎实,这部分数据直接影响到后续的业务处理是否正常有序,有一部分基础数据还会影响系统流程处理的模式,所以要在准备完成后要进行一些必要的审核。

财务的基础数据准备的主要重难点在于一些基础数据的量大,有些企业的不规范导致数据重复等问题严重。准备还需要考虑项目解决方案的要求和具体软件的要求,总的来说只要包括一下几个方面。

(1)会计科目的准备。会计客户的设置相对来说是个很简单的事情。在准备会计科目时,企业需要根据自身的核算体系确定科目的设置原则和方式,特别是根据项目解决方案的要求来进行相应的设置。一般情况下科目只能一年变更一次,所以科目的设置需要考虑扩展性和延续性,这样才能更好的进行系统性的分析;因为科目都是多级设置,如果科目的编码不是通过补位的方式来设置的话,需要充分考虑一些科目的扩展性,例如有一些会计科目,如果设置了只是使用了一级科目编码的长度来编码,那么后续要增加子科目时就很难在当前会计年度增加,此种情况可以通过直接按照补位的方式设置到最大编码长度的方式来避免。对于多会计单位模式下的集团公司需要注意统一集团公司内部各会计单位的会计科目同集团的会计科目的关系以及相关的货币计量原则。

(2)客户资料的准备。一般企业都已经有该部分资料,但是因为处理模式的不同等原因需要进一步的整理。在手工做账的情况下,客户资料经常会出现一个客户多个账户的现象,主要是因为客户有可能会出现变更名称,或者在客户名称的管理上不规范,有些名称采用简写的方式,这样就很难识别是否为重复客户,所以整理客户资料时需要对所有的客户名称进行核对,对于一些重号的客户进行转户和销户,对于一些错误的客户或者无法收回的应收账款进行必要的账务处理。客户资料的准备还需要注意两个客户之间存在母子公司关系或者同为客户和供应商的情况,这部分数据会直接影响到对客户全面情况的分析。在准备客户资料时还需要注意解决方案的需要,例如基本的信贷限额的控制要求,需要整理出每个客户的信贷限额要求,如果软件支持,可以划分一些信贷限额分组来规范信贷限额的管理工作。

(3)供应商资料的准备。供应商的准备难点基本和客户相同,在准备完成后要进行认真的核对。

(4)固定资产资料的准备。固定资产的明细在一些企业经常是只有总账,并没有一个准确的明细,在上线前需要进行整理,需要能够进行一个分类,整理出各固定资产的原值、残值、累计折旧、折旧额度等信息。

(5)需要注意的是,在ERP系统实施过程中,对于一些其他往来单位最好也采用客户的方式来进行管理,可以设置一个单独的类别来区别对待,如果是其他往来单位将很难使用正常的应收和应付等模块进行业务处理,而且使用ERP系统以后,也没有必要再通过其他往来这种模式来进行管理。

(6)基础数据的准备往往都会出现完成进度延迟的情况,特别是当负责准备的人员不能很好的理解需要准备的内容时,所以在基础数据准备的过程中需要能够对一些整理好的数据进行必要的检查,以确认是否符合要求,及时对不合适的内容进行纠正。

(7)报表的合并关系。对于需要多会计单位的模式下,需要注意统筹好会计报表的合并关系,例如不同子公司之间的分级合并汇总关系。

在准备基础数据时还存在一些其他的关键点问题,例如会计期间的确认、外币汇总损益方式的确认、集团公司内部各会计单位的相关基础数据设置等等,这些都需要在实施的过程中重点关注。

二、明细账的整理和核对

在系统上线前,除了基础数据的准备和核对工作外,一些明细账的整理和核对工作也是一个重点,这部分数据将作为系统上线月份的期初数据,其中的一些数据的整理和核对需要在实施的过程中重点关注。从财务业务实施过程来看,明细账核对工作基本涵盖财务管理的所有方面,在实施的过程中需要能够重点关注以下几个方面:

(1)应收账款明细账的整理和核对。应收账款明细账主要是客户的一些欠款,国内一般企业的应收账款拖欠情况相对来说比较严重,所以此项内容的整理工作需要重点关注。在整理应收账款明细账时,需要能够整理出欠款的时间、客户、余额等,对于一些企业还需要能够整理到对应的销售合同,而对于一些款项较大的项目款还需要能够对应的回款阶段,具体需要根据软件和解决方案的要求进行适当的调整。在处理此部分数据时,还需要考虑的其他因素就是同预收账款的对冲问题、因为购买该客户的商品而产生的应付账款的对冲问题等等。在相关内容整理完成后,需要同总账的应收账款进行核对,核对内容包括总金额是否一致、各客户的金额是否一致、使用币种是否一致等,对于不一致的内容需要相关部门协调同客户确认核对,在系统上线前调整完成。

(2)应付账款明细账整理和核对。应付账款的整理和核对工作同应收账款基本类似,此处就不做过多的阐述。

(3)同客户核对的明细账除了应收账款明细账外还有发出商品的数量和金额,这部分数据也就是已发货的数量金额同已开票的数量金额的差额部分,主要包括:货物已发出票未开的数量及金额、采用寄售方式结算的寄售在客户处未结算的商品数量及金额、外销方式下提前多开的数量及金额,这部分数据针对某些企业同样需要能够对应到具体的销售合同,对于工程项目类或者金额较大需要分阶段付款的需要能够对应到具体的付款阶段。在同客户核对完成明细以后,需要同总账的发出商品进行核对,核对的内容包括总金额是否一致、各客户的金额是否一致、币种是否一致等,对于不一致的内容需要相关部门协调同客户确认核对,在系统上线前调整完成。需要说明的是,在中国的国内税法环境下,对于满足纳税条件的销售行为都需要及时确认销项税,这个同会计确认收入的时机存在一定的差异,需要注意相关的协调工作。

(4)同供应商核对的明细账除了应付账款明细账外,还应整理出暂估入库的明细账。这部分暂估入库的明细主要是因为供应商的货已经收到但是一直未收到供应商的发票,具体的整理和核对同发出商品基本类似,在此不做过多的阐述。

财务业务相关的核对工作还包括存货的库存明细总额同财务总账的存货科目的金额一致、银行存款各账户的金额之和同财务总账的银行存款的金额一致等等,有一些需求需要根据上线的业务模块的解决方案来确定。

财务业务实施的明细账核对主要工作在于将一些明细账核对清楚,对于一些历史问题进行必要的处理,最后的需要得出的明细账的总额需要同对应的总账。

除了上述的两个方面, ERP系统的财务业务实施还包括一些账务处理逻辑的设置,例如计价方式的选用等,这些都是随具体的业务需求和解决方案来确定,另外一部分就是各系统自身的要求,需要在实施时能够及早明确,避免不必要的重复工作。

ERP系统的财务业务实施的重难点情况也会因为企业的规模和经营体制而有所不同,一般小企业的明细账很难核对,大企业的基础数据准备的协调工作较难,这些需要根据具体情况具体分析才能得出一个合理的结果。

一般情况下,负责财务实施的顾问需要有相应的财务专业背景和必要的实践经验,这样能够更好地理解财务的一些处理模式,充分理解哪些业务环节对口碑较好的ERP系统实施来说是重难点,以及能够发现一个初步的解决思路。

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